访问和重新分配后台办公资源的四个技巧

Covid-19大流行迫使商业领袖重新评估他们对明年的预测。在制定战略计划以度过这一低迷时期时，值得考虑一下后台的结构以及团队是否得到有效利用。

以下是有关如何评估和重新分配资源以优化人力资源和会计团队的一些提示：

1.了解您的团队的资格。

随着Covid-19不断变化的重新开放法规和准则，与您的会计和人力资源团队进行交流非常重要，以确保您制定的战略计划能够利用您的员工，遵循法律准则并帮助您的企业长期发展。

在评估您的后台时，请考虑最适合所有任务的人员，包括那些需要具有多年经验的高技能人员或专门任务的人员。如果任务是重复性的，请不要让高薪，资历过高的人从事这项工作。花一些时间来查看您今年的新策略以及您的团队如何支持它。

为您的团队设定SMART目标：具体，可衡量，可实现，注重结果和有时限。确保代表“可实现”的“A”适合您的每个员工。例如，虽然您的簿记员非常擅长提供数字并完成对业务至关重要的重复性任务，但指望他们帮助进行高度技术性的战略规划或高度专门化的法律准则是不公平的。任务的这种隔离还可以减少欺诈的风险，最大程度地减少错误并减少低效率。

2.依靠您的控制器或CFO来解决Covid-19的难题。

财务总监或CFO可以帮助您制定90天计划，并防止您削减错误的费用。当您的收入在经济衰退期间急剧下降时，您可能会认为您必须削减所有营销手段，并设法留住剩下的客户。但是，这可能会严重损害您的业务。

起初，营销看似“无关紧要”，但对于吸引新客户至关重要。削减利润最低的客户或产品实际上可以提高您的利润率。我们的一位客户通过与利润最低的客户签订合同而看到了其复合年增长率每年40％的增长。

您的财务总监或CFO可以帮助您精打细算地分析图书，并确保您的策略专注于长期发展。这包括更多的技术任务，以保持您的业务正常运转，包括浏览941表格和薪资单，预测现金流量以及申请政府贷款，例如PaycheckProtectionProgram或EIDL贷款。

随着当今市场风险的不断提高，明智的做法是咨询财务总监或CFO，以帮助您获取急需的资金，遵循高度技术性的法规准则并制定可挽救您业务的战略决策。

3.让人力资源部应对员工的突然变化。

随着联邦和地方政府对Covid-19疫情变化的响应，企业不得不关闭并重新打开大门，雇用和解雇员工，等等。公司需要警惕诸如《家庭首次冠状病毒应对法》（FFCRA）和《CARES法》之类的法律的特定准则。训练有素的人力资源专业人员可以分析限制并做出响应。没有专家，您的公司可能会面临被前雇员起诉的风险。

当您的员工返回工作场所时，甚至会遇到棘手的人力资源状况。例如，如果您的员工仅在远程工作，您是否仍需要进行性骚扰培训？您是否应该根据您的需求和政府贷款资格聘请全职或兼职人员？所有这些决定的法律后果是什么？

确保您的人力资源团队中有一位精通现行法律的高级成员。

4.考虑一个外包的会计或人力资源团队。

在尝试确保后台资源满足社会疏散准则的同时，您还可以雇用远程工作人员，使用替代计划或将后端办公室外包，以最大程度地减少一次办公室的人数。许多公司正在将其后端办公室外包，以保持以较低的成本与训练有素的高管接触。外包还可以使您对市场波动做出更快的响应。

拥有专职CFO，CIO，CMO和其他高级职位的薪水会占用您大量预算，但是，正如所讨论的那样，它们对于度过当前的经济动荡至关重要。通过外包这些角色，您只需支付业务所需的时间，而不必每周支付40个小时的全职高级领导。这样可以节省时间和金钱，并减少了社交场所对办公空间的需求。除了高级角色之外，您还可以将初级角色外包给高度重复的任务。这些初级活动对于公司的稳定性至关重要，但对公司的成长却不一定。

无论如何，在制定战略计划时，都需要将后台资源分配给高级和初级员工，以保持业务运作并制定明智的战略以继续成功运作。考虑可以外包哪些角色，并清楚概述谁负责组织中的每个任务，以确保您在这些困难时期正在优化团队。